Search
国際交流委員会

現役JCメンバーがトークする委員会座談会。
第11回目の今回は事務局総務委員会のみなさまにお集まりいただきました。

JCって、何?

JC=青年会議所。
金沢青年会議所ではどんな活動をしているんだろう。

事務局総務委員会というと私たちの会社にもあるような事務を担当する委員会なのでしょうか?

吉光
この事務局総務委員会には、事務局と総務のそれぞれの役割があるんです。事務局は対外との窓口で、総務というのが理事会の設営といった対内向けの仕事を受け持っています。どちらかというと、総務のウェイトが大きいですね。
河上
事務局としては、メンバーの名簿を作成するための情報収集だとか、JC活動を円滑に進めるための対外的な対応を行っています。
柏野
総務としての職務内容を知ってもらうには、まずは金沢JCの仕組みを知ってもらわないと説明しにくいですね…。
吉光
そうだね。金沢青年会議所は社長がいるというような会社方式ではなくて、寄せ集めの集団です。仕事も違うし、歳も違う。その集団が、まちづくりとかひとづくりなど社会に貢献をするために具体的に何をしようかということを会議で決めます。青年会議所という名前の組織であって、会議を中心にして動いているんです。その会議を設営する担当が事務局総務委員会の「総務」という部分ですね。そして、一番権威のある会が「総会」です。総会というのは最高決議機関。例えば、理事長や理事が決めたりと、組織の中の一番大事なことを決めています。定款などそもそものルールであったりとか、その当時の理事であったり代表理事であったり、そういったことをフラットな状態から作っていくのが総会です。
柏野
総会は定時総会を3月付近に開催、臨時総会を9月付近に開催してますね。
吉光
総会というのは一番大事ですが、概念的な要素が強いんですよ。何故かというと、総会の中でみんなで決議する内容はそれ以前にじっくり議論されて決定されているからです。だからそっちが大変で(笑)
河上
その議論を行っているのが理事会ですね。まちづくり事業であったり、ひとづくり事業であったりとか、青年会議所としてどういう活動をしていくかという意思決定をしているのが理事会です。だから、理事会で承認されたこと以外はやってはいけないんです。まぁ、当たり前ですけどね。集団である以上、それぞれが個々で動いたら収拾が付かないですから。
吉光
だからといっていきなり理事会で決められるかというと無理なので、まず理事メンバーの中でも、執行部という立場のメンバーが正副理事長・室長会議といわれる会議の中で、金沢JCが行う活動についてまとめたプレゼン資料のようなもの、JCでは議案と呼ばれますが、それに目を通すのです。
河上
月初と月末の2回の会議を経て、理事会に上げて決議しますが、内容を詳細に書いた議案をベースにそれぞれ議論します。その議案において我々の委員会で総務チェックをしています。議案は書式、フォントなど書く規程が決まっているので、その規定通りに書かれているかをチェックするというのが総務チェックですね。今年は、越田君が総務チェックのボス的な担当をしてくれているので15~20本ある議案のどれを誰が担当するのかを振り分けてくれて、各自チェックしていくという形です。
ボスって(笑)。会議スケジュールの関係で総務チェックを実施する時間が決まっているので、可能な限りでその時間のスケジュールは空けておいて、どうしようもない場合は助け合ってやっているという感じです。
越田
総務チェックは各会議が開催される前に行います。とすると、最低でも月に3回総務チェックがあります。総務チェックは議案の精度を上げるための担務であり、この部分をしっかりしないと良い議案ができないので、この委員会の中でも重要な仕事ですね。
あと、金沢青年会議所のルールをしっかりと理解できるところが、この委員会の良いところではありますね。基本的に一年ごとに委員会が変わるので最初は総務的なことがわからないんですよ。
河上
越田君が去年も事務局にいたから、最初にやり方を最初にみんなに教えてくれて。それでわからないことはまた聞いてって。このあたりの伝授の方法はそれぞれの委員会でも同じだと思いますけれど、だれか継続でいる人がいないとやっぱり難しいでしょうね。
私はそもそも性格として「雑」というところもあるんですが(笑)、この委員会に配属されてからはやはり見るとこは細かくなりましたね。
越田
最初は、総務チェックなんかどうでもいいだろうと思っていましたが、金沢のまちを良くするための色々な議案を見ることができ、徐々に見ていたら面白くなってきました。今では間違っているところが浮き上がって見えてくるようになりましたね(笑)
上口
本当ですか(笑)流石、すごいですね!
越田
チェックの時間に限りはあるけど、精一杯やり切らないと頑張って各委員会が作った議案に失礼だし、何より中途半端になると自分に負けてしまう気がして(笑)
吉光
なぜ総務チェックをするかっていう根本の話をすると、会議の流れを円滑にするっていうところですよね。例えば、文字のミスとか、日本語がおかしいとか、そういったところで時間がとられるというのは、事務局としてはいけないことなので、そこをまずしっかりとチェックしていく。見えないところですが、大事なことなんですよ。
柏野
そうですよね。私の場合、最初はただ言われた項目をチェックしていただけなので、議案の中身とかは見えていなかったですが、段々見慣れてくると前回の会議からこんな風に修正したんだとか議案の成長する過程が見えてくるようになりました。そして、内容がわかってくるにつれて議案をみることがどんどん楽しくなってきました。
柏野
越田
実際にやっぱり数を重ねると、この事業は最終的にどういう風に組み上がっていくんだろうって気になってくるよね。
上口
僕が教えて頂いたのは、その議案自体を否定せずにチェックするってことですね。否定的に入ったらネガティブな見方になってしまうじゃないですか。同じJCの仲間がやっていることをどうやったら円滑に進められるかと考えるようになりました。
上口
越田
総務チェックをしながら議案を見ていると、各委員会やJCメンバーの性格が見えてくるんですよ。雑な人だったら雑な議案だし、マメな人だったらマメな議案だし、ちょっと変わったことを考えている人は変わった議案が出てくるので、それを見るのも楽しいですよ。
上口
あとは、この委員会で組織運営については本当に勉強になりましたね。議題の作り方とか、誰かに説明するにあたって用意すると効果的なWEBの資料とか。
柏野
えっ、WEBで資料を作っているの。活用しすぎ(笑)
他に事務局総務委員会の仕事としては、理事長アテンドといって、理事長と行動をともにすることも多かったのですが、そこで学ぶことはたくさんありましたね。例えば、小さいことだけど、道順を確認することの大切さとか。事前に行っておけば道がわかるけど、ナビだけで行くとトラブルがあったりとかもありますし。
河上
僕も、理事長のアテンド中に気づいたことがあって、どんな簡単なことだったとしても理事長って必ずありがとうとメッセージをくれることですね。これは、勉強になりましたね。
越田
事務局総務委員会の仕事は、全てを円滑に実施するというところにリンクしているんですよね。金沢JC全体として色々なことを良い方向に実施していくということは地道な作業ですが、やりがいはありますよね。
吉光
そう。それが核心だね。事務局というのは縁の下の力持ち、裏方なんです。

皆様ありがとうございます。それではJCメンバーになって皆さんいかがでしょうか。

吉光
自分の会社の所在地は金沢市ではなく、仕事という観点でいうと金沢市とは関わり合いが無い。でも、県庁所在地である金沢を知らないということは凄く勿体ないことだと思うし、JC活動を通して金沢を知る事ができたし、金沢に拠点を置いている人と知り合えたということはすごく大きいなと思います。こういった蓄積ができたことがあるので良かったと思いますね。
柏野
私の場合は、仮にJCじゃなくても忙しい時期はあるはずで、その忙しい時期に自分の時間の使い方や従業員への対応をどうしたら良いかと考えるようになりました。
越田
自分も最初は会社の人たちにわかってもらうのが本当に大変だった…。でも今は、少しずつだけど会社に理解してもらってきているかな…。その代わりに仕事で自分のやるべきことをしっかり確立、発信、実行に移すようにしています。この考え方の変化は大きいですね。
越田
河上
僕は特殊で、僕の人生のビジョン=会社で、自分が持っているビジョンを元に仕事を通して金沢のまちを良い方向に変えていくことなんです。仕事でやっていることとJCでやっていることが直結しているんですね。こんな風なまちにしたいなと。今までは自分だけで一点突破でやってきたところですけどJC全員でやるとさらに大きく動くだろうと確信してます。
そうそう、逆に一人でできることには限界があるってわかったよ。チームで解決するのが大事。そしてそのために準備が大切だって言うのをすごく学んだね。
薜
河上
ただ、勿論デメリットはあって、スピーディーに動きにくいことですかね。どれだけ急いでも2か月位かかるし、議案を作ってみんなの承認をもらわないといけない。
なるほどね。確かに、たくさんの人が集まって議論する時間の長さは適切なのかなって思っちゃうときもあるね。
河上
一人一人を時給換算したら結構高い人たちなので、それが数時間あつまったら莫大なコストをかけているという考え方も出来るんですよね。このコストを上回る成果を出さないと行けないと僕は思っているけど、周りからあまりそう感じない。でも結局、僕も自分の時給は0円で換算してるんですよね(笑)
越田
実際、我々が行っている総務チェックや設営、議事録作成とかも時給に換算すると凄い金額になるよね…(笑)
吉光
最初に言ったように青年会議所というのは寄せ集めの集団です。能力とかは横に置いておいて、基本的には皆平等ですって考える。それぞれの得意分野も違うしね。そんな中で何かを実施することを決めるために議論する。内容によっては決断が難しい人もいるわけで、会議の場で責任を分担しているという意味もあるわけですよね。
上口
なるほど、だからみんなの責任で、みんなでやった側面があるっていうことですよね。
吉光
そう。能力が高い人間だけ、オールスターで出来れば強い組織はできるけども、世の中の能力はデコボコで、得意分野、不得意分野がある。少しでもみんなの不得意な部分を底上げできれば、素晴らしい経営者が増える。青年会議所の一つの夢の実現なんですよね。
不得意な分野に関しては他の人の意見を聞く場として会議を実施して、みんなの能力を向上させるって事なんですね。
河上
僕は青年会議所に入ってまだまだ出会ってない人たちと沢山会えたし、200人のメンバーが自分のエネルギーやお金を人のため社会のために使っているということは素晴らしいなと思うんです。人のために行動することで自分のエネルギーも沸いてきますし、人脈が広がるとか仕事が繋がるとかそんなことを考えずに行動すると、自分が成長するし、幸せを感じることができる。それがゆくゆくは還ってくるんじゃないかと思ってます。
上口
僕は、入会してすぐに事務局総務委員会に入れてよかったなと思ってます。数年後に配属されたら全然見方は変わるだろうし、今は教えて頂いたかなというのが率直な感想ですね。
私はアテンドの話ともつながるんだけど、半歩先を常に見据えて行動するようになりましたね。それも家族や仕事のこともちゃんと見据えて半歩先。どれか一つでもうまくいかなかったらダメだと思うんです。
吉光
私もいわゆる「気付き」の部分が変わった気がしますね。みんなの誕生日をお祝いするというようなおもてなしの部分を例に取るとしたら、経営者の立場の中で従業員の誕生日を把握するとかそういう部分がきめ細かくなった気がします。
吉光
JC活動をしていると、もう本当に問題がたくさんたくさん発生するんですよ(笑)もう面白いくらい。気付きの部分とも関連すると思うんですが、問題が発生しても慌てなくなりました。絶対に解決策はあるから。対応力が高まったんですよね。
河上
そうそう、問題が起こっても、環境のせいにしなくなった。
吉光
越田
外から見ていたJCと入ってからのJCのイメージは確実に変わりました。理事長は常に個人的な話ではなく、色々な人の事を考えた発言をしています。自分が個人的な話をしていることが本当にちっぽけなことだなと思い、観点が変わってきましたね。そこにJCの良さが見えてきました。是非、この座談会を見ている皆様とも一緒に熱い活動を行いたいですね。

本当に熱がこもった、家族、仕事そしてJCをこころから考えているお話しをいただきました。お忙しい中、本当にありがとうございました!